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Capacitación en Asana

Complejo Fuerteventura: el ciclo de la auditoría en Asana

Cuenta atrás del ciclo de noviembre, en días hasta la reunión con la entidad auditora, siguiendo un documento que cruza todos los frentes: el informe de avance de obra.

Empezar por el capítulo 1El recorrido completo 7:42

16 capítulos: 22:57 con voz y 27:32 sin voz. Cada capítulo tiene las dos versiones; la que va sin voz es para quien lo presente en directo. Se cambia de una a otra con sus botones o con la tecla V, en el mismo punto del vídeo.

Índice

▶El recorrido completoComplejo Fuerteventura: un ciclo de la auditoría, de punta a punta7:42

  1. 01La tarea: quién, qué y para cuándoLo básico1:26
  2. 02El contexto vive en la tareaLo básico1:22
  3. 03Un proyecto, cuatro maneras de verloLo básico1:21
  4. 04El complejo entero en un portafolioLa estructura1:28
  5. 05Tres niveles, tres miradasLa estructura1:28
  6. 06F1 · El calendario hacia atrásF1 · Planificación1:28
  7. 07F2 · Pedir, preparar, aprobarF2 · Recopilación y preparación1:28
  8. 08Reglas: el seguimiento que se hace soloAutomatización1:28
  9. 09F3 · ¿Estamos preparados?F3 · Reunión interna previa1:22
  10. 10F4 · La reunión que se convierte en tareasF4 · Reunión con la entidad auditora y seguimiento1:28
  11. 11F5 · El panel de la direcciónF5 · Seguimiento directivo1:28
  12. 12Dash y los AI TeammatesIA de Asana1:27
  13. 13F6 · El ciclo que nace soloF6 · Repetición mensual1:28
  14. 14La obra y su programa: la preinstalaciónLa obra1:16
  15. 15Implantación: fase 1, después y el Delivery CenterImplantación1:28
  16. 16Licencias: la lógicaLicencias1:28

Todo el ciclo en un vídeo

El recorrido completo

Complejo Fuerteventura: un ciclo de la auditoría, de punta a punta

La mañana después de cada reunión, los socios hacen tres preguntas: cómo ha ido, qué ha pedido la entidad auditora y si el tramo sigue en plazo.

Bloque 1 de 11 · Fuerteventura0:00 / 7:42

Capítulo 1Lo básico

La tarea: quién, qué y para cuándo

¿Qué es una tarea y por qué todo empieza por ahí?

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Puntos clave

  • Una tarea es una orden de trabajo. Dice qué hay que hacer, quién lo hace y para cuándo.
  • Lleva un solo responsable. Puede haber más gente implicada, pero quien responde es una persona.
  • Tiene fecha de inicio y fecha de entrega. Con las dos, el plazo se ve y se puede planificar.
  • Si el trabajo tiene pasos, cada paso es una subtarea, con su responsable y su fecha si hace falta.
  • Cuando está hecha, se marca como finalizada. Ese clic suma al avance del ciclo sin que nadie escriba un informe.

Capítulo 2Lo básico

El contexto vive en la tarea

¿Dónde está el documento, qué se decidió y en qué punto está el asunto?

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Puntos clave

  • En Asana, ese contexto vive dentro de la tarea. La descripción explica qué hay que hacer y por qué.
  • Se adjunta la plantilla de la entidad auditora y se enlaza la carpeta de SharePoint donde se depositará el entregable.
  • Las dudas se resuelven en los comentarios. Una mención avisa a la persona exacta, y la conversación queda junto al trabajo.
  • Cuando se decide algo, ese comentario se fija al inicio. Quien abra la tarea mañana verá primero la decisión.
  • Lo que vale para todo el ciclo va en el resumen del proyecto: el objetivo, los recursos clave y quién hace qué.

Capítulo 3Lo básico

Un proyecto, cuatro maneras de verlo

¿Cómo se ordenan decenas de tareas sin perder ninguna?

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Puntos clave

  • Un proyecto reúne las tareas de un mismo trabajo. Este es el ciclo de noviembre de la auditoría.
  • Los campos personalizados añaden lo que este caso necesita: la sociedad, el estado del entregable y el riesgo para la financiación.
  • El Tablero enseña las tareas como tarjetas en columnas. Lo que llega por formulario se arrastra a su fase.
  • El Cronograma pone cada tarea en el tiempo. Las flechas marcan qué depende de qué, y el color indica el área.
  • Con filtros, cada uno guarda su pestaña. Esta muestra lo que vence en catorce días y es de quien la mira.

Capítulo 4La estructura

El complejo entero en un portafolio

¿Cómo se ve todo el complejo de un vistazo, con sus dos ámbitos y su auditoría?

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Puntos clave

  • Todo se reúne en un portafolio: la maqueta del complejo, con cada proyecto a escala.
  • Cada línea es un proyecto, con su estado, su avance y su responsable. Un clic y se entra.
  • Un campo en cada tarea indica la sociedad: hotelera, de ocio o promotora. Una sola estructura sirve a las tres.
  • La auditoría tiene dos piezas: un proyecto de proceso con el procedimiento y los requisitos, y cada mes un microproyecto con el ciclo de ese mes.
  • Una tarea puede estar en varios proyectos. La certificación de obra aparece en Construcción y en el ciclo de la auditoría, y se cierra una sola vez.

Capítulo 5La estructura

Tres niveles, tres miradas

¿Quién ve qué, y cómo se entera cada uno sin que nadie se lo cuente?

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Puntos clave

  • Los socios e inversores consultan: ven el portafolio, su panel y las actualizaciones de estado, sin intervenir en la ejecución.
  • Al compartir un proyecto se elige el permiso: Editor, Autor del comentario o Lector. Con Lector se ve todo, sin poder cambiar nada.
  • Los responsables de área coordinan: asignan, revisan, aprueban y ven en su panel qué se atrasa y qué está bloqueado.
  • El equipo ejecutor trabaja desde Mis tareas: lo suyo de todos los proyectos, ordenado por fecha, con lo de hoy arriba.
  • Quien entra con el correo de otra empresa es un invitado: ve solo lo que se le comparte y no ocupa licencia.

Capítulo 6F1 · Planificación

F1 · El calendario hacia atrás

Si la entidad auditora fija la fecha, ¿cómo se sabe cuándo tiene que estar cada cosa?

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Puntos clave

  • El ciclo se crea desde una plantilla. Basta con poner la fecha de la reunión, y todas las fechas internas se colocan solas.
  • Las dependencias marcan el orden. El informe de avance está bloqueado por la certificación de obra: empieza cuando la otra termina.
  • Los hitos marcan los puntos que no pueden fallar: el paquete depositado en SharePoint y la propia reunión.
  • Si la certificación se retrasa dos días, todo lo que depende de ella se desplaza, y se ve si el plan aún llega a la reunión.
  • Con la ruta crítica destacada se ve la cadena que decide el plazo: un retraso ahí pone en peligro la entrega.

Capítulo 7F2 · Recopilación y preparación

F2 · Pedir, preparar, aprobar

¿Cómo se reúne el paquete de la entidad auditora sin perseguir a nadie?

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Puntos clave

  • Para pedir información a las áreas se usa un formulario. Cada respuesta llega como una tarea, con su responsable y su fecha ya puestos.
  • Quien prepara el entregable lo encuentra en Mis tareas, con la plantilla adjunta y el enlace a SharePoint.
  • Al pasarlo a revisión, una regla crea la aprobación para el responsable financiero. El equipo prepara; los responsables aprueban.
  • La responsable lo revisa y lo aprueba, pide cambios o lo rechaza. Si pide cambios, vuelve a quien lo preparó con el motivo escrito.
  • Antes del hito, una comprobación: cada entregable aprobado y con su estado en «Depositado en SharePoint».

Capítulo 8Automatización

Reglas: el seguimiento que se hace solo

¿Quién vigila los plazos si nadie tiene que perseguir a nadie?

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Puntos clave

  • Las reglas hacen el seguimiento que hoy se hace a mano. Cada una tiene un disparador y unas acciones.
  • Esta actúa cuando una tarea se atrasa: sube el riesgo para la financiación a alto y añade como colaborador al responsable del área.
  • La pestaña Actividad registra cada vez que una regla actúa. Las reglas trabajan con los permisos de quien las creó.
  • Esta lee cada aportación del formulario, decide el área, la sociedad y el tipo de entregable, y rellena los campos. Las instrucciones se escriben en lenguaje normal.
  • Lo que se repite igual, con reglas normales. Lo que hay que leer, con IA, y alguien lo revisa.

Capítulo 9F3 · Reunión interna previa

F3 · ¿Estamos preparados?

Dos días antes de la reunión, ¿cómo se sabe que el paquete está completo y que el equipo llega preparado?

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Puntos clave

  • Esta pestaña guardada muestra los entregables que aún no están aprobados. Si está vacía, el paquete está listo.
  • El hito del paquete depositado está finalizado, la reunión interna ya no está bloqueada y una regla avisa a quien la convoca.
  • Para ponerse al día, la IA de Asana resume una tarea con muchos comentarios: qué se pidió, qué se decidió y qué falta.
  • También redacta subtareas a partir de la descripción de la reunión. La responsable revisa la propuesta y se queda con las que sirven.
  • Cada punto que hay que defender queda con un responsable y su fecha: estrategia, argumentos y dudas que aclarar.

Capítulo 10F4 · Reunión con la entidad auditora y seguimiento

F4 · La reunión que se convierte en tareas

¿Cómo se consigue que ningún compromiso de la reunión con la entidad auditora se quede en el aire?

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Puntos clave

  • La reunión tiene su tarea, con el enlace de Zoom. Las tareas vinculadas forman el orden del día.
  • Al terminar, la grabación y la transcripción vuelven a la tarea, junto al ciclo.
  • Una regla con IA lee la transcripción y crea una tarea por cada compromiso detectado, con responsable y fecha, en la sección de seguimiento del ciclo.
  • El responsable financiero revisa lo que ha creado la IA, corrige una fecha y confirma los responsables. La IA propone; decide una persona.
  • Hace falta el plan Advanced o superior, Zoom de pago con grabación en la nube y transcripción, y que lo conecte quien organiza la reunión.

Capítulo 11F5 · Seguimiento directivo

F5 · El panel de la dirección

¿Qué sabe la dirección la mañana después de la reunión sin tener que preguntar a nadie?

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Puntos clave

  • El panel del ciclo contesta a la dirección sin que nadie prepare un informe. Se alimenta de las tareas.
  • Arriba, el avance del ciclo y los entregables por estado: pendientes, en revisión, aprobados y depositados en SharePoint.
  • Debajo, lo atrasado, lo que vence pronto, los bloqueos y lo que ha pedido la entidad auditora. Un clic abre las tareas que hay detrás.
  • Tras la reunión, el responsable financiero publica una actualización de estado. La IA la redacta con lo que hay en el proyecto, y él la revisa.
  • Los socios lo ven en el panel del portafolio, con los próximos hitos. El objetivo de la financiación dice si el tramo va en plazo.

Capítulo 12IA de Asana

Dash y los AI Teammates

¿Puede la IA contestar a la dirección con datos del ciclo y hacer la ronda de seguimiento cada semana?

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Puntos clave

  • Dash es el asistente de cada usuario. Está en vista previa y ya responde en español.
  • Desde el portafolio, la dirección pregunta qué tareas ponen en riesgo la reunión. Dash busca en Asana, revisa las fechas y contesta por partes.
  • La respuesta trae enlaces a cada tarea. Un clic, y ya se está dentro, con todo su contexto.
  • Los AI Teammates son compañeros de IA que comparte el equipo. Pueden hacer una ronda fija, como el jefe de obra cada lunes.
  • Este tiene una instrucción fija: cada lunes repasa el ciclo, comenta en los entregables sin enlace o sin aprobar y deja un resumen a los responsables.

Capítulo 13F6 · Repetición mensual

F6 · El ciclo que nace solo

¿Cómo se consigue que el ciclo de cada mes no haya que montarlo desde cero?

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Puntos clave

  • Cada mes se repite el mismo procedimiento. La plantilla del ciclo es el molde, y se diseña una sola vez.
  • La plantilla guarda tareas, responsables, dependencias, aprobaciones y plazos relativos a la fecha de la reunión.
  • El día uno de cada mes, una regla programada crea la tarea del ciclo nuevo y la convierte en su microproyecto, a partir de la plantilla.
  • El responsable financiero solo pone la fecha de la reunión que ha fijado la entidad auditora, y todo se recoloca hacia atrás.
  • Si la entidad auditora pide un entregable nuevo, se añade con una plantilla de tarea y se incorpora al molde para los meses siguientes.

Capítulo 14La obra

La obra y su programa: la preinstalación

¿Cómo ve la dirección la obra si el equipo de obra trabaja con otro programa?

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Puntos clave

  • En Asana, la obra tiene su proyecto con hitos, certificaciones e incidencias. Es lo que necesita ver la dirección.
  • Es una preinstalación: tubo y caja puestos, y el cable se pasa cuando se sepa qué programa usa la obra.
  • Cuando se identifique el programa, hay cuatro caminos: una integración nativa si existe, la API de Asana, un conector de terceros o una exportación periódica.
  • Lo que suele sincronizarse es poco y valioso: hitos, avance, incidencias y certificaciones. El detalle sigue en su programa.
  • Hasta entonces, el responsable de obra actualiza el avance y los hitos con una tarea semanal, y la dirección lo ve en el portafolio.

Capítulo 15Implantación

Implantación: fase 1, después y el Delivery Center

¿Qué se configura el primer mes, qué se deja para después y quién acompaña al equipo?

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Puntos clave

  • En la fase 1 entra lo que el ciclo de la auditoría necesita: el portafolio, los dos ámbitos, la plantilla del ciclo, los tres niveles, aprobaciones, reglas básicas, los paneles y Zoom.
  • Después, cuando el ciclo haya rodado: la conexión con el programa de obra, SharePoint, los compañeros de IA y otros procesos.
  • El Delivery Center diseña el sistema con la dirección y los responsables, lo implanta sobre el ciclo real y acompaña al equipo en sus primeros ciclos.
  • La adopción va por niveles: los socios aprenden a leer su panel, los responsables a revisar y aprobar, y el equipo a trabajar desde Mis tareas.
  • Cada mes, el Delivery Center y el responsable financiero miden entregas aprobadas a la primera, compromisos sin dueño y peticiones de estado.

Capítulo 16Licencias

Licencias: la lógica

¿Quién necesita licencia, quién puede entrar como invitado y qué plan hace falta?

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Puntos clave

  • Starter ya trae reglas, formularios, plantillas, campos y paneles de proyecto. Advanced añade aprobaciones, portafolios, objetivos, ruta crítica y la regla de Zoom con IA.
  • Para este caso, Advanced es el punto de partida: el ciclo necesita aprobaciones, el portafolio de los socios y la regla de Zoom.
  • La clave es el correo de los socios. Con el de su propia empresa entran como invitados y no ocupan licencia. Con el correo del complejo, ocupan una.
  • Con socios invitados, solo necesitan licencia los responsables y el equipo ejecutor. Como se compran por bloques, esta decisión cambia el bloque.
  • La IA usa dos bolsas: solicitudes para Dash y los compañeros de IA, con un tope por cuenta, y créditos para las reglas con IA.